Pengenalan

Salam semua pengunjung. Ini adalah blog tutorial berkaitan dengan persediaan eRPH. Sebelum tu kita lihat carta-carta di bawah untuk memudahkan pemahaman terhadap sistem eRPH :

1. Peranan setiap individu dalam melaksanakan eRPH.

2. Tugas Admin eRPH.

3. Cara Guru Menyediakan eRPH :

4. Cara Pengetua/Guru Besar menyemak eRPH Guru .

5. Cara admin sharing folder eRPH dengan warga sekolah :

6. Nak guna eMail mana yang terbaik ? Lihat perbezaan di bawah.

* Semoga mendapat gambaran jelas tentang eRPH ..

Tutorial 1 Persediaan Fail eRPH

Sebelum memulakan eRPH pastikan admin mempunyai folder yang mengandungi fail-fail yang telah disediakan. Samada folder eRPH yang telah dikongsi melalui google drive oleh Dr Syed atau yang telah dimuat turun. Sesiapa yang belum mempunyai folder eRPH anda boleh muat turun di SINI.

Ikuti langkah berikut :

1. Muat turun fail .ZIP tersebut
2. Unzipkan fail tersebut setelah dimuat turun.
3. Pastikan di dalam folder eRPH itu terdapat 18 sub-folder.
4. Buka google drive sekolah anda.
5. Setting dahulu Convert Uploads dalam google drive anda sebelum UPLOAD Folder supaya fail yang berbentuk .doc akan ditukar kepada google doc secara automatik setelah diupload. Ikuti langkah di bawah untuk setting.

6. Kemudian gunakan fungsi FOLDER UPLOAD  untuk upload folder yang telah di unzip tadi ke dalam google drive sekolah anda.

Tutorial 1.1 Share With Me kepada Me

Salam admin ERPH semua , dalam Tutorial 1 saya ada menerangkan cara memuat turun fail tapak ERPH kemudian UPLOAD semula ke dalam Google Drive sendiri.

Kali ini saya akan menerangkan cara untuk menjadikan tapak ERPH yang dikongsi oleh Dr Syed sebagai hak sendiri. Ini kerana jika anda tidak berbuat demikian maka segala perubahan yang anda lakukan terhadap fail yang dikongsi hasilnya juga akan dapat dilihat oleh tuan asal fail tersebut.

Oleh kerana tuan asal fail tersebut telah sudi berkongsi dan membenarkan anda mengambil tapak ERPH sebagai hak sendiri maka bolehlah kita menjadikannya sebagai hak peribadi atau hak sekolah kita.

Itulah yang saya maksudnya dengan tajuk tutorial ini Share With Me kepada Me . Cara yang kita boleh guna untuk menjadikan hak peribadi ialah dengan menggunakan add-ons COPY FOLDER. Anda boleh rujuk Tutorial 5 untuk mengetahui cara menggunakan COPY FOLDER. Namun perlu diingat ADD-ONS ini hanya boleh digunakan jika mengguna email dari gmail.com atau edidik.edu.my sahaja.

Di bawah ini ialah gambar sebelum anda melakukan copy folder selepas tapak ERPH dikongsi/ share oleh Dr Syed dengan anda :

manakala di bawah ini pula folder tapak ERPH yang dikongsi oleh Dr Syed telah menjadi hak anda sendiri selepas melakukan COPY FOLDER.

Maka barulah admin ERPH boleh mengedit folder tapak ERPH tersebut. Nak buang ker mana-mana fail yang tak sesuai dengan sekolah sendiri atau nak tambah apa-apa yang patut. Selepas itu perbanyakkan ( Tutorial 5 ) untuk dikongsi ( Tutorial 6 ) kepada setiap guru.

Tutorial 2 Persediaan Borang Penghantaran.

Borang Penghataran untuk memaklumkan eRPH telah siap untuk disemak akan dibina dalam google form. Google form ini akan diLINK datanya ke fail tapak SEMAK ERPH seperti dalam Tutorial 1 .
Bentuk borang penghantaran adalah seperti di bawah. Anda boleh mengedit form tersebut mengikut kreativiti masing-masing.

CARA MEMBINA BORANG HANTAR E-RPH :

1. Klik NEW --> More --> Google Form

2. Tukarkan nama form (1) , Tajuk form (2) , Ubah Question kepada isikan no ic (3), pastikan Short answer (4) dan alihkan butang Requred (5)

3. Tambahkan item dan arahan masukkan penghantaran rph minggu ke ...

4. Kemudian kita akan LINK kan borang hantar erph ini ke fail SEMAK . Klik RESPONSES ( 1 ) kemudian klik yang 3 butang (2). 

5. Kemudian klik pada Select response destination.

6. Kemudian pilih Select existing spreadsheet. Kemudian klik SELECT.

7. Kemudian pilih fail SEMAK ERPH ( 1 ) dan klik SELECT (2).

8. Dah selesai langkah 7. Kita akan setting Requires Sign In pula. Klik pada gambar gear .

9. Pastikan tiada tanda tick pada bahagian Requires Sign in. Lepas tu klik SAVE

10. Ok dah siap langkah 9. Kita akan cuba PREVIEW borang penghantaran dan TEST borang tersebut. Klik pada gambar MATA untuk Preview.

11. Isikan no kad pengenalan dan bilangan minggu contoh : 1 kemudian klik SUBMIT.

12. Kemudian buka fail SEMAK ERPH . Lihat perubahan yang berlaku.

13. Alhamdulillah, dah berjaya membuat LINK dari FORM ke fail SEMAK ERPH. 

14. Jika anda perhatikan dalam folder ERPH sekolah anda sepatutnya ada dua fail ( Borang Hantar dan SEMAK ERPH ) seperti di bawah :

Tamat. Tutorial seterusnya untuk SETTING fail SEMAK ERPH supaya dapat membaca data yang diLINK kepadanya. 

TUTORIAL 3.1 BORANG HANTAR DAN TAPAK SEMAK AUTO

Salam semua admin eRPH , berikut disediakan tutorial menyediakan borang hantar eRPH dan juga tapak untuk semak penghantaran eRPH terkini. Sebelum ini sudah disediakan tutorial bagaimana borang hantar eRPH dan tapak semak penghantaran eRPH ( Tutorial 2  dan Tutorial 3 ). Terkini penyediaan tapak semak penghantaran dan juga borang penghantaran eRPH dapat disediakan dengan lebih mudah hasil daripada perkongsian Dr Zairi. Di mana apabila admin membuat Make a Copy pada fail tapak semak penghantaran eRPH , secara automatik borang hantar eRPH akan terhasil. Terima kasih kepada Dr Zairi dari SK Bukit Tumbuh di atas perkongsian tersebut dan memudahkan admin eRPH yang lain.

Berikut ikuti tutorialnya :

1. Login akaun gmail anda dan masuk google drive.

2. Seterusnya pergi ke url gg.gg/erphadmin

3. Klik E-RPH ( ADMIN SEKOLAH )

4. Klik B. HANTAR & SEMAKAN

5. Buka fail SEMAK E-RPH ( Responses ).xlsx .

6. Akan terpapar fail semak erph dalam bentuk view only.

7. Klik File dan pilih Make a copy

8. Kemudian Klik OK.

8. Fail tersebut adakan disalin ke dalam MyDrive anda dengan nama copy of SEMAK E-RPH beserta dengan borang Copy of HANTAR E-RPH.

9. Sekarang anda boleh edit nama fail SEMAK E-RPH, no kad pengenalan, nama guru, nama sekolah dan lain-lain yang boleh diedit yang tidak melibatkan formula mengikut kesesuaian sekolah sendiri.

10. Begitu juga dengan fail borang Copy of HANTAR E-RPH , anda juga boleh edit dan tukar logo kepada logo sekolah sendiri.

Sekian. Semoga bermanfaat.

#janganrequestforedit
#hanyamakeacopy

Tutorial 3 Setting Fail Semak eRPH

Persediaan tapak untuk semakan penghantaran eRPH akan disediakan oleh guru admin eRPH sekolah sahaja. Guru lain hanya boleh melihat sama ada mereka telah berjaya menghantar eRPH atau tidak. Guru juga  tidak boleh meng-edit tapak ini. Begitu juga dengan Pengetua/Guru Besar hanya boleh menyemak sama ada guru telah menghantar eRPH atau tidak.

Persediaan Untuk Admin eRPH

1. Pastikan di dalam folder eRPH sekolah anda ada fail SEMAK E-RPH.xlsx. Jika tiada boleh download DI SINI.

2. Selepas download fail tersebut, UNZIP dan UPLOAD fail SEMAK E-RPH.xlsl  semula ke dalam folder eRPH sekolah anda. Buka fail tersebut. Bentuk fail SEMAK E-RPH adalah seperti di bawah :

3. Di dalam fail ini admin perlu mengisi no ic guru ( tanpa - )  dan juga nama guru yang akan menggunakan eRPH di dalam ruang yang disediakan..

4. Sebelum ini kita telah membina Borang penghantaran ERPH ( Tutorial 2 ) . Anda akan melihat terdapat 2 tab di bahagian bawah fail. Satu TAB FORM RESPONSES dan TAB semak ERPH.

5. Seterusnya klik  pada muka surat FORM RESPONSES anda akan dapat melihat senarai ic guru dan no minggu yang anda masukkan tadi seperti di bawah.

6. Klik kanan pada tab FORM REPONSES dan tukar nama ( rename ) muka surat FORM RESPONSES  kepada guru ( huruf kecil ).

7. Seterusnya ...klik semula pada tab  SEMAK ERPH. Klik pada pada kota AY dua kali untuk buka paparan yang tersembunyi.

8. Kemudian klik pada AY untuk membuka formula yang tersembunyi.

9. Kemudian klik pada kotak A6 ia akan menunjukkan formula yang ada dalam kotak tersebut pada ruangan FX di atas.

10. Padam formula tersebut dan gantikan dengan formula seperti di bawah :
Salin dengan berhati-hati agar tidak tersilap :)

11. Salin atau copy formula tadi dalam semua kotak.

12. Setelah selesai sorok atau Hide semula kotak yang dibuka tadi supaya kembali kepada asal.

13. Apabila dan selesai klik RELOAD pada browser untuk melihat perubahan.

Tutorial 4 Setting Tapak Hantar Dan Semak

Tapak Hantar dan Semak adalah fail yang diLINK kan kepada borang penghantaran ERPH ( Tutorial 2 ) dan juga fail Semak ERPH ( Tutorial 3 ) . Tapak ini boleh anda buat sendiri atau mengambil fail yang telah dikongsi oleh Dr Syed di dalam folder ERPHnya. Tapak ini akan berada di dalam setiap folder guru. Oleh itu ia perlu diselesaikan dahulu sebelum admin memperbanyakkan folder untuk setiap guru.

Tutorial ini akan menggunakan fail Hantar dan Semak yang telah disediakan oleh Dr Syed yang mana kita akan LINK kan kepada Borang Penghantaran dan juga fail SEMAK ERPH.

1. Buka Borang Penghantaran

2. Klik Review ( gambar mata )
















3. Salinkan / copy alamat URLnya ( Ctrl + C )

4. Buka fail Tapak Hantar dan Semak

5. Hitamkan perkataan HANTAR

6. Klik kanan Insert LINK

7. Pastekan URL tadi

8. Klik APPLY

Buat perkara yang sama untuk fail SEMAK ERPH

Tamat : Seterusnya TUTORIAL 5 : Cara Membuat Salinan Folder